商売に役立つ、電子メールの活用方法

時々、丁寧なメールをいただくことがあります。
「わざわざ、ご連絡くださった」ものです。

例えば、仕事上で郵便や宅配で物を送ったりします。
その時、
「○○を受け取りました。内容も確認しましたが間違いありませんでした」
というメールをくださる方がいらっしゃいます。
とても丁寧ですね。送った方も安心できます。

メールでもデータを送ったりします。
この経験を見習って、
「データ受け取りました。ありがとうございます」
という返信をするよう心がけています。
自分がもらうと安心ですから、送るときっと安心していただけるのではないかと思います。

電話でのお礼ももちろんOKです。
でも、忙しい時に手を休めて電話を取っていただくことを考えると、メールの方がいい場合もあると思います。
このあたりはケースバイケースですね。

ちょっとした丁寧さが好印象に残ることがあります。
皆さんも心がけてみませんか？

1通のメールには、要件はひとつにしましょう。

1通のメールに、要件をたくさん入れて送るより、1通のメールの要件は一つにする方が伝わりやすくなります。
もちろん、件名は要件名ズバリ！
相手の方も、さかのぼって確認するとき、どのメールにその要件が書いてあったか探しやすくなります。
「あの要件、どのメールに書いてあったかなぁ・・・
どれだたかなぁ・・・」
なんて探させないようにしましょう。

さてこの記事も、1記事に1内容にした方がいいですね。
短いですが、今回はこの辺で。

メールマガジン（メルマガ）の活用法はいろりろあると思いますが、2つに整理するとわかりやすいうようです。

ひとつは、前回ご紹介した「見込み客へのフォロー」。
もうひとつは、「顧客へのフォロー」です。
この二つの大きな違いは、「商品を買っているか買っていないか」です。
買っている人には、買っている人にわかる話ができます。
使って気付かれたことやお困りこのとなど、お聞きすることができます。

顧客フォローに使われている販促ツールに「ニュースレター」があります。
これのメール版だと思っていただければ、わかりやすいかもしれません。
既に、行っている方には「あ、そうすればいのか」とひらめかれたかもしれません。
ニュースレターは、より顧客と親密になるツールです。もらってうれしいものを目指してください。

さて、この二つを兼用しているケースもあります。
基本的には、ターゲットが異なるので分けて考えたほうがいいのですが、顧客のフィードバック情報を掲載することが、見込み客への重要な情報となることがあります。
全てがこれでOKというわけにはいかないと思いますが、ヒントにしてください。

先日届いたメルマガです。「顧客フォロー型」のメルマガでした。
「あなた、こんな商品探していませんでしたか？」
といったような内容でした。
ズバリ！的中です。つい注文してしまいました。

これまで、商売の上でのメール利用上の注意、というお話が多かったのですが、今回は活用法です。

見込み客へのフォローにメールを活用しましょう。

見込み客とは、これから買ってもらえるかもしれない、つまり「購入していただける見込みのあるお客様」です。
よくありがちなのが、資料を渡したから、チラシをまいたから、購入につながるだろう・・・というものです。
かつて、高度成長期と呼ばれた時期はそれでもよかったようです。今でも、成長期の商品はそれでもいけないこともありません。
しかし、現代の商品のほとんどが成熟期以降の商品だと言われています。
「持ってないから欲しい」という商品はごくわずかです。
成熟期以降の商法は「情報」です。
成長期は、買い手と売り手がとても近い関係ですが、成熟期以降はどんどん離れていきます。
ですから「情報」を提供して距離を近づけていくことが大切なんです。
同じく、これから市場に普及していくであろう、導入期の商品も同様です。
まだ多くの人に知られていないのですから、「情報」をどんどん提供していかなければなりません。

その時活躍するのが「情報メール」です。
見込み客の方に、メールで「情報」を提供します。
もちろん、配信の了解を得ることが前提ですよ。
見込み客は「情報」を求めているのですから、その「情報」を提供し続けるというものです。
見込み客は、配信元であるあなたの会社のことを忘れることができなくなります。

ここで大切なことは、「役に立つ情報」であること。
役に立たない情報をどんどん送っても、迷惑メールになってしまいます。
逆に、役に立つ情報を送り続けることで、受け取る方も楽しみになります。
楽しみな情報メールは、もらってうれしいメールです。親密な関係も取りやすくなり、商談もスムーズにいくようになるでしょう。

お届けするのは「情報」です。
決して「売り込み」はしてはいけません。
「売り込みメール」と「情報メール」
どっちがもらってうれしいですか？

「え、返事？　どう返事すればいいんだろう・・・」
そんなメールを受け取ったことありませんか？

メールのやり取りでは、返事を求めるケースがあります。
「どう思いますか？」
「ご意見ください」
「どうしたいでしょう？」
質問する側からすれば、何とか助けてもらいたく必死なのですが、受けた側ではどう答えたらいいのかわからないケースが多々あります。
大概そんな時は、抽象的であることが多いように思います。

「この部分は青よりも赤の方がいいと思うのですが、○○様はどちらがコンセプトに合うと思いますか？」
「クレームいただいたお客様に出向くのに、服装ではどんな点に気をつけるといいのでしょうか。○○様のご経験からアドバイスいただけますか？」
と具体化されると答えやすくなりませんか？

「答えをもらえない」「返事が遅い」と相手を批判する前に、自分のメールが答えやすい内容だったか、一度チェックをしてみてください。

メールは簡潔に書きましょう

油断すると、結構長く書いてしまうものです。
ああで、こうで、そうで、だから・・・
受け取った方も、時間はとられるは、何が言いたいのかよくわからないわ・・・困った困った。
となってしまいます。
友人とのやり取りであれば、おしゃべりとしてメールを書くこともありますが、
ビジネスの上では簡潔に行きましょう。

まず最初に、
・何を伝えたいのか
・相手にどうしてもらいたいのか
を一言（概要）で書きます。
そして、その要点を書きます。箇条書きでもかまいません。
最後に、伝えたいこと、相手にどうしてもらいたいかを具体的にします。

例えば、
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お問合せの件についてお答えします。
送料は地域によって異なります。
お買い上げの量によっても変わますが、10,000円以上お買い上げの方は送料無料となりますので、だいたい標準金額を目安にしていただければよろしいかと思います。
詳しくは、ホームページの「送料について」をご覧ください。
ご検討中の商品と数量をご案内いただければ、より詳しいお答えができると思います。
よろしくお願いします。
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あくまでも文章の流れとしてご参考までに

このようなスタイルで書き続けると、
メール文章が簡潔に書けるようになります。
ぜひ、お試しください。